Na czym polega pełna księgowość?

Prowadzenie działalności gospodarczej, zależnie od charakteru wybranej formy opodatkowania, narzuca na podatnika prowadzenie ewidencji. Z rodzaju i ilości tych zdarzeń wynika późniejsza wielkość podatku dochodowego. W trakcie rejestrowania działalności gospodarczej przedsiębiorca jest zobowiązany wybrać formę opodatkowania oraz rodzaj prowadzonej księgowości.

Wybór księgowego

Forma opodatkowania wybrana przez właściciela firmy, wpływa na sposób, w jaki będzie on rozliczał się z właściwym organem podatkowym. 

W tym momencie najważniejszym będzie wybór odpowiedniego biura księgowego. Pracownicy biura przeprowadzą nas przez proces rejestracji działalności oraz zajmą się obsługą podatkową, oraz kadrowo- płacową w naszej firmie.

Nie każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych w pełnej formie. Niektóre rodzaje działalności pozwalają na prowadzenie uproszczonej księgowości.

Dla jakiego rodzaju działalności pełna księgowość?

W dalszej części odpowiemy na pytanie, kto jest zobowiązany do prowadzenie pełnej księgowości.

O formie prowadzonej księgowości poza rodzajem prowadzonej działalności, decydują także limity uzyskanego przychodu. W poprzednich latach była to kwota 2 000 000 euro. Przekroczenie tej kwoty obliguje przedsiębiorcę do przejścia na pełną księgowość. Limit ten, co roku zwiększa się lub zmniejsza. Limit 2021 został ogłoszony i zgodnie ze średnim kursem euro, wyniósł 4,5153 zł.

Dlatego obowiązkiem prowadzenia pełnych ksiąg zostaną objęte firmy, które osiągną przychód w wysokości 9 030 600 zł. Wraz ze zmianą pułapu, część właścicieli firm, musi zmienić swoją formę prowadzenia księgowości z małej, na pełną formę ksiąg rachunkowych. W porównaniu do roku poprzedniego limit się zwiększył o 284 000 zł. W związku z tym, w następnym roku, mniejsza liczba firm będzie podlegała obowiązkowi zmiany sposobu rozliczania.

Bez względu na limity, do prowadzenia ksiąg w rozbudowanej formie, zobowiązane są:

• Spółki komandytowo-akcyjne,
• Komandytowe,
• Spółki akcyjne,
• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Rodzaje działalności, które są zwolnione z prowadzenia pełnych ksiąg do czasu uzyskania limitu przychodów:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza,
• Spółki partnerskie,
• Spółki fizyczne osób fizycznych,
• Jawne.

Takie rozgraniczenie jest rezultatem przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o rachunkowości.

Pełna księgowość 2021, co to oznacza dla firmy?

Księgowość prowadzona w wersji pełnej rachunkowości składa się z szeregu elementów. Jednym z nich jest wykaz aktywów i pasywów.

Aktywa jest to całość majątku firmowego, przyczyniającego się do tego, że firma generuje zyski. Są to nie tylko środki finansowe. Aktywa to:

• Samochody firmowe.
• Meble oraz wyposażenie biur czy hali produkcyjnej.

Pasywa określają pochodzenie środków gospodarczych w przedsiębiorstwie.  Definiują skąd pochodzą środki finansowe na zakup aktywów w firmie.

W skład pasywów wchodzą między innymi:

• Leasingi.
• Nieuregulowane faktury dla dostawców.
• Wkład początkowy przedsiębiorstwa.
•  Zobowiązania finansowe wobec pracowników.

W przedsiębiorstwie nie może dojść do sytuacji, w której pasywów jest więcej lub mniej od aktywów.

Pełna księgowość w firmie

Wszystkie firmy prowadzące pełne księgi, są zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych. Ten krok potrzebny jest, aby mieć możliwość monitorowania sytuacji finansowej firmy. Szczegółowość i  częstotliwość tych sprawozdań jest zależna od wielkości przedsiębiorstwa. Wzory sprawozdań są różne dla najrozmaitszych rodzajów jednostek. Od wielkości firmy zależy jak bardzo wnikliwe będzie takie sprawozdanie. Jest to rodzaj raportowania elektronicznego, wysyłany do KRS. Wszelkie sprawozdanie spółek kapitałowych są jawne. Dostępne na stronie eKRS. Do sprawdzenia takich informacji w systemie potrzebny jest numer KRS spółki. Są to informacje, które mogą przedstawiać wartość dla przyszłych inwestorów, konkurencji oraz pracowników firmy.

Pełna księgowość 2021 wygląda w sposób następujący:

• Wyszczególnienie składników aktywów i pasywów.
• Zestawienie sald oraz obrotów.
• Dziennik Księgowy.
• Konta księgi głównej.
• Wyszczególnienie sald na kontach tzw. pomocniczych.

Warto wspomnieć o minusach pełnej księgowości. Koszty prowadzenia takiej formy rozliczeń są duże. Rachunkowość w uproszczonej wersji jest o wiele tańsza i prostsza. Nakłady pracy, jakich wymaga ten rozbudowany system ewidencji w firmie są wielkie. Przepisy zmieniają się w takim tempie, że nie jest łatwo śledzić je na bieżąco. Konieczne jest zatrudnienie fachowego biura do obsługi ksiąg. Mało który przedsiębiorca podoła sam prowadzeniu takiej księgowości.

Jak przejść na pełną księgowość, krok po kroku?

Przedsiębiorstwa, które do tej pory rozliczały się w formie książki przychodów i rozchodów, ale dobrowolnie zdecydowały się przejść na pełną księgowość, powinny liczyć się z szeregiem formalności.  Sprawa dotyczy również tych firm, które zmuszone są do tego, przez osiągniecie limitu przychodów.

Warto zaznaczyć, że nie ma możliwości zmiany formy rozliczania w trakcie roku podatkowego. Przejścia na pełną księgowość można dokonać na początku kolejnego roku obrotowego.

Jakich zatem trzeba dokonać kroków, aby przejść z KPiR na pełne rozliczenie rachunkowe?

• Należy zamknąć KPiR – trzeba podsumować księgi, spisem z natury materiałów, towarów oraz półproduktów.
•  Opracować strategię księgowości przedsiębiorstwa – w tym kroku określamy sposoby wyceny aktywów i pasywów, rok obrotowy, metodę prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ważny jest między innymi wybór programu komputerowego do obsługi dokumentów, forma prowadzenia ksiąg. Określić należy rodzaje ewidencji księgowej.
• Rozpoczęcie zapisów w księgach rachunkowych –  należy przygotować spis inwentarza, jest on pierwszym zapisem w księdze i podstawą do kolejnych ruchów. W inwentarzu wyszczególnione zostają wszystkie aktywa i pasywa.
• Bilans otwarcia – przygotowany na podstawie wcześniej sporządzonego inwentarza.
• Zgłoszenie do US – należy poinformować właściwy Urząd Skarbowy o zmianie formy księgowania.

Bardzo ważne jest pilnowanie terminu 15 dni od rozpoczęcia roku obrotowego. Zazwyczaj jest to 15 stycznia. Do tego dnia przedsiębiorstwo ma czas, aby otworzyć księgi rachunkowe. Wraz z przejściem na pełną księgowość firma powinna zaktualizować wszelkie dane w CEiDG oraz złożyć w Urzędzie Skarbowym druk NIP- 2.

Na pełną księgowość muszą zdecydować się również ci przedsiębiorcy, którzy wcześniej korzystali z uproszczonej formy rozliczenia, a teraz przekształcili swoją firmę w spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną. Dotyczy to również spółek komandytowych oraz komandytowo- akcyjnych.

Pełna księgowość 2021 w spółce z o.o.

Sporządzanie ksiąg spółki z o.o. w pełnej formie to najbardziej zaawansowana wersja prowadzenia rachunkowości. Podstawą w tym sposobie rozliczeń jest odpowiednie zaksięgowanie wszelkich operacji dokonanych przez firmę. Obowiązkiem przedsiębiorstwa jest przechowywanie wszystkich dowodów sprzedaży i kupna.  Firma jest zobowiązana do odnotowania wszystkich przelewów wychodzących i przychodzących, transakcji oraz stan magazynu.

Nie każdy przedsiębiorca posiada zasoby, aby poradzić sobie samodzielnie z pełną formą prowadzenia ksiąg w spółce. W takim wypadku należy zatrudnić profesjonalne biuro księgowe. Biuro z doświadczeniem na bieżąco śledzi przepisy, dobrze zna rodzaje ewidencji księgowej spółki z o.o.

Pełna księgowość pozwala na ogląd sytuacji finansowej spółki. Aby to sprawdzić, wystarczy spojrzeć w księgi rachunkowe. Dobrze prowadzone zapisy zawsze dadzą odpowiedź, w jakiej kondycji jest firma.

Zestawienie zysków i strat

Mogą to być istotne informacje dla udziałowców. Łatwo w takim przypadku sporządzić zestawienie zysków i strat. Na takich informacjach opierają się decyzje co do zasadności inwestycji. Taka wiedza określa zasoby, jakimi dysponuje przedsiębiorstwo. Można na jej podstawie określić możliwe zyski i zaplanować obszar inwestycji.

Organy podatkowe w razie kontroli, sprawdzają co jest majątkiem firmy i skąd pochodzą źródła finansowania tego majątku. Są to ważne informacje z punktu widzenia unikania nadużyć. Pełna księgowość wymaga prowadzenia inwentaryzacji majątku firmy. Ta forma rozliczeń reguluje również kwestie związane z pracownikami. Firma ma obowiązek prowadzić karty ewidencji wynagrodzeń pracownika. Dzięki takim dokumentom obliczane są koszty zatrudnienia oraz ewentualna wysokość podatku dla fiskusa.

Każda, najmniejsza zmiana dotycząca finansów spółki musi być ewidencjonowana. Transakcje kartą płatniczą, wypłata środków na poczet zaliczek czy odszkodowań, każdy z tych ruchów wymaga ewidencji. Wspólnik spółki dokonując wypłaty firmowych pieniędzy musi mieć do tego jasny powód. Taka transakcja zostanie odnotowana w księgach spółki. Ważne jest, aby te wyliczenia prowadzić starannie i precyzyjnie.

Wirtualne biuro księgowe

W obecnych czasach można powadzić tak wiele różnego rodzaju firm, nawet zdalnie, z dowolnego miejsca na ziemi. Aby nie musieć uzależniać się od miejsca możemy również wybrać biuro księgowe, które będzie współpracowało z nami wirtualnie.

Dokumenty dla takiego biura, przedsiębiorca dostarcza za pomocą aplikacji. Skanując je lub robiąc zdjęcia. Możliwe jest również wysyłanie dokumentów tradycyjną formą, czyli pocztą bądź kurierem. Wszelkie rozliczenia, deklaracje, stworzone sprawozdania, wysyłane są do przedsiębiorstwa w ten sam sposób. Odpowiedzialność tak samo, jak w przypadku zatrudnionej w firmie księgowej lub współpracy z klasycznym biurem, leży po stronie biura online. Na rynku istnieją takie biura, które oferują bardzo szeroki wachlarz usług. Poza świadczeniem usług księgowych zatrudniają radców prawnych, doradców podatkowych.

Należy pamiętać, że nawet najlepszy księgowy nie zajmie się za nas wyborem formy opodatkowania. Księgowy, jak sama nazwa wskazuje, prowadzi księgi. Tego, z jakiej formy podatkowej powinno skorzystać nasze przedsiębiorstwo, musi dowiedzieć się od doradcy podatkowego. Na rynku prężnie działa wiele biur specjalizujących się w tej dziedzinie. Dodatkowym atutem dla obsługi przedsiębiorstwa będzie informacja o możliwości prowadzenia ksiąg również w innych językach. Wiele firm współpracuje z kontrahentami na całym świecie, dlatego rozlicza i prowadzi negocjacje w różnych językach. Ważne, aby pracownik biura księgowego biegle władał chociaż językiem angielskim.

Czy warto wybrać wirtualne biuro księgowe?

Wirtualna forma usługi jest stosunkowo nowym rozwiązaniem, nie mniej jednak coraz więcej firm korzysta z takiej możliwości. Biura działające w ten sposób bardzo często posiadają bardzo bogatą ofertę. Zatrudniają fachowców, zapewniając przedsiębiorcy możliwość uwolnienia od samodzielnego prowadzenia ksiąg.

Warto bardzo dokładnie sprawdzić ofertę wirtualnego biura. Przeanalizować czy zatrudnia ono specjalistów. Dla właściwego funkcjonowania przedsiębiorstwa jest to wiedza bardzo istotna. Odpowiednio prowadzone księgi to podstawa dobrego prosperowania. Starannie i rzetelnie prowadzona księgowość jest kluczowa, jeśli chodzi o bezpieczeństwo finansowe oraz odpowiedzialność karną, w przypadku błędów. Pracownik biura rachunkowego jest zobowiązany do reprezentowania firmy w razie kontroli Urzędu Skarbowego. Biuro księgowe powinno przygotować w takiej sytuacji komplet potrzebnych dokumentów dla pracownika US. Dlatego najczęściej to właśnie biuro przechowuje wszelkie dokumenty przedsiębiorstwa, któremu świadczy usługę.